Welche Daten erhoben werden

Je nach Art der Nutzung von Klarenvotisa, ob als Besuch der Website, telefonische Anfrage, schriftliche Kontaktaufnahme oder persönliche Begleitung im Alltag, können unterschiedliche Arten von personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die im Folgenden nach typischen Gruppen geordnet beschrieben werden, um nachvollziehbar zu machen, welche Informationen zu welchem Zweck erhoben werden.

• Kontaktdaten wie Name, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse dienen dazu, Anfragen zu beantworten, Termine zu vereinbaren, Rückfragen zu klären und im Rahmen der Begleitung im Alter verlässlich erreichbar zu sein, diese Angaben werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für die Kommunikation und Dokumentation des jeweiligen Anliegens erforderlich sind oder rechtliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
• Angaben zur persönlichen Situation, etwa zum Alltag, zur Wohnsituation, zu familiären Bezugspersonen oder zu bestehenden Unterstützungsangeboten, werden genutzt, um den Unterstützungsbedarf zu beurteilen, passende Schritte zu planen und die Zusammenarbeit mit Fachstellen zu koordinieren, diese Informationen werden vertraulich behandelt und nur mit Einwilligung oder auf klarer rechtlicher Grundlage an Dritte weitergegeben.
• Gesundheitsbezogene Daten, die im Rahmen von Gesprächen, Hausbesuchen oder der Koordination mit Ärztinnen, Spitälern oder Diensten bekannt werden, werden besonders sorgfältig geschützt, ihre Verarbeitung erfolgt nur, soweit sie für die Planung und Durchführung der vereinbarten Unterstützung im Alter notwendig ist oder eine entsprechende gesetzliche Grundlage besteht, Zugriffe auf diese Daten werden auf einen engen Personenkreis beschränkt.
• Technische Nutzungsdaten wie IP-Adresse, aufgerufene Seiten, Zeitpunkt des Zugriffs und Angaben zum verwendeten Gerät können beim Besuch der Website automatisch anfallen, sie werden vor allem zur Sicherstellung des technischen Betriebs, zur Abwehr von Störungen und, in anonymisierter oder stark pseudonymisierter Form, zur statistischen Auswertung verwendet, um Inhalte und Struktur der Website zu verbessern.

Wie personenbezogene Daten verwendet werden

Personenbezogene Daten werden verarbeitet, um Anfragen zu beantworten, Unterstützungsangebote im Alter zu planen, gesetzliche Pflichten zu erfüllen und die Website nutzungsfreundlich zu gestalten, immer mit dem Ziel, nur diejenigen Informationen zu erheben und zu nutzen, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich erforderlich sind.

• Kontaktdaten und Angaben zur Situation werden genutzt, um Anfragen zu beantworten, Erstgespräche zu planen, Hausbesuche zu organisieren und im Verlauf der Begleitung im Alter zuverlässig kommunizieren zu können, dazu gehören Erinnerungen an Termine, Rückfragen zu Unterlagen und Informationen zu vereinbarten Schritten.
• Informationen zur persönlichen und familiären Situation dienen dazu, den Unterstützungsbedarf realistisch einzuschätzen, Prioritäten zu setzen und einen individuellen Plan zu entwickeln, der Hausbesuche, Telefonkontakte, Koordination mit Fachstellen und administrative Entlastung sinnvoll verbindet, ohne unnötige oder unpassende Massnahmen vorzuschlagen.
• Gesundheitsbezogene Angaben werden, soweit erforderlich, herangezogen, um die Alltagsgestaltung, die Abstimmung mit medizinischen Fachpersonen und die Planung von Entlastungsangeboten im Alter zu unterstützen, sie ermöglichen zum Beispiel, Risiken im Alltag besser einzuschätzen oder Empfehlungen aus Arztberichten in konkrete Schritte im häuslichen Umfeld zu übersetzen.
• Technische Nutzungsdaten und statistische Auswertungen der Website werden verwendet, um Sicherheit und Stabilität des Angebots zu gewährleisten, Störungen zu erkennen und Inhalte so zu gestalten, dass Seniorinnen, Senioren und Angehörige gesuchte Informationen leichter finden, diese Auswertungen erfolgen nach Möglichkeit anonymisiert oder stark pseudonymisiert.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Klarenvotisa stützt sich je nach Situation auf unterschiedliche Rechtsgrundlagen, die sich aus dem schweizerischen Datenschutzrecht und, soweit anwendbar, aus europäischen Vorgaben ergeben und sicherstellen sollen, dass Daten nur in einem rechtlich zulässigen Rahmen genutzt werden.

Typische Rechtsgrundlagen sind die Einwilligung der betroffenen Person, etwa bei freiwilligen Angaben in Formularen oder bei der Weitergabe von Informationen an bestimmte Fachstellen, die Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Massnahmen, etwa bei der Planung und Durchführung vereinbarter Unterstützungsleistungen im Alter, sowie gesetzliche Pflichten oder überwiegende berechtigte Interessen, zum Beispiel zur Sicherstellung des sicheren Betriebs der Website oder zur Abwehr von Missbrauch, wobei stets abgewogen wird, ob die Interessen und Grundrechte der betroffenen Personen gewahrt bleiben.

Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten werden bei Klarenvotisa in erster Linie innerhalb der eigenen Organisation verarbeitet, eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies für die Erfüllung vereinbarter Unterstützungsleistungen im Alter erforderlich ist, eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt, eine gesetzliche Pflicht besteht oder ein anderes datenschutzrechtlich zulässiges Kriterium erfüllt ist, in jedem Fall wird sorgfältig geprüft, ob die empfangende Stelle ihrerseits angemessene Datenschutzstandards einhält.

• Im Rahmen der sozialen Unterstützung im Alter kann es notwendig sein, mit Hausärztinnen, Spitälern, Spitex-Diensten, Gemeinden, Beratungsstellen oder anderen Fachpersonen zusammenzuarbeiten, in solchen Fällen werden nur diejenigen Informationen weitergegeben, die für die Koordination der vereinbarten Unterstützung erforderlich sind, und nur mit Einwilligung der betroffenen Person oder gestützt auf eine klare gesetzliche Grundlage, Absprachen und Übermittlungen werden dokumentiert und nachvollziehbar festgehalten.
• Für den technischen Betrieb der Website, die Bereitstellung von E-Mail-Diensten oder die Wartung von IT-Systemen können externe Dienstleister eingesetzt werden, diese werden sorgfältig ausgewählt, vertraglich auf Datenschutz und Vertraulichkeit verpflichtet und dürfen die erhaltenen Daten ausschliesslich nach Weisung von Klarenvotisa und nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten.
• Eine Weitergabe von Daten an Stellen ausserhalb der Schweiz oder des europäischen Raums erfolgt nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist, etwa durch einen Angemessenheitsbeschluss, geeignete vertragliche Garantien oder ausdrücklich informierte Einwilligung, in solchen Fällen werden betroffene Personen soweit möglich vorab über die wesentlichen Umstände der Übermittlung informiert.

Datensicherheit

Zum Schutz personenbezogener Daten werden bei Klarenvotisa technische und organisatorische Massnahmen eingesetzt, die dem aktuellen Stand der Technik und den rechtlichen Vorgaben in der Schweiz entsprechen, dazu gehören Zugriffsbegrenzungen, gesicherte Verbindungen, regelmässige Aktualisierungen der eingesetzten Systeme, sorgfältige Auswahl und Verpflichtung von Mitarbeitenden sowie klare Regelungen zur Aufbewahrung und Löschung von Unterlagen, sensible Informationen zu Seniorinnen, Senioren und Angehörigen werden nur den Personen zugänglich gemacht, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, und ausschliesslich für die jeweils vereinbarten Zwecke verwendet.

Rechte der betroffenen Personen

Personen, deren Daten durch Klarenvotisa verarbeitet werden, haben nach den geltenden Datenschutzbestimmungen verschiedene Rechte, die sicherstellen sollen, dass sie über den Umgang mit ihren Informationen informiert sind, unrichtige Angaben korrigieren lassen können und Einfluss auf bestimmte Verarbeitungen nehmen können, im Folgenden sind diese Rechte in vereinfachter Form beschrieben.

• Betroffene Personen haben das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche personenbezogenen Daten über sie verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies geschieht, aus welchen Quellen die Daten stammen und an welche Empfängerinnen oder Empfänger sie gegebenenfalls übermittelt wurden, auf Wunsch werden, soweit gesetzlich zulässig, auch Kopien der gespeicherten Daten zur Verfügung gestellt.
• Sofern gesetzliche Voraussetzungen erfüllt sind, besteht das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu verlangen, damit im Rahmen der Begleitung im Alter mit aktuellen und sachlich richtigen Informationen gearbeitet wird, in bestimmten Fällen kann auch die Löschung von Daten gefordert werden, etwa wenn sie für die verfolgten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Unter bestimmten Voraussetzungen kann die Einschränkung der Verarbeitung verlangt werden, zum Beispiel wenn die Richtigkeit der Daten bestritten wird oder eine Löschung aus rechtlichen Gründen nicht möglich ist, ausserdem besteht das Recht, einer Verarbeitung zu widersprechen, die auf überwiegenden berechtigten Interessen beruht, insbesondere im Zusammenhang mit Direktinformationen, wobei der Widerspruch sorgfältig geprüft und, soweit möglich, umgesetzt wird.
• Soweit die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese grundsätzlich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird, zudem besteht, sofern anwendbar, das Recht auf Datenübertragbarkeit, das heisst, bestimmte Daten in einem strukturierten, gängigen Format zu erhalten oder an eine andere Stelle übermitteln zu lassen.

Cookies und ähnliche Technologien

Auf der Website von Klarenvotisa werden Cookies und vergleichbare Technologien eingesetzt, um grundlegende Funktionen wie Navigation, Formularübermittlung und Speicherung von Datenschutzeinstellungen zu ermöglichen und in begrenztem Umfang statistisch auszuwerten, wie häufig bestimmte Inhalte aufgerufen werden, dabei werden nur die dafür notwendigen Daten verarbeitet, weitergehende oder optionale Cookies werden, soweit rechtlich erforderlich, erst nach ausdrücklicher Einwilligung gesetzt und können jederzeit über die Einstellungen im Browser oder die Cookie-Optionen der Website angepasst werden.

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Kontakt

Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten, zu Speicherfristen, eingesetzten technischen Schutzmassnahmen oder zur Ausübung von Betroffenenrechten können an die verantwortliche Stelle von Klarenvotisa gerichtet werden, bevorzugt schriftlich, damit Anliegen strukturiert geprüft, nachvollziehbar beantwortet und bei Bedarf mit der internen Datenschutzdokumentation abgeglichen werden können.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich rechtliche Vorgaben ändern, neue Angebote hinzukommen oder technische Entwicklungen dies erfordern, die jeweils aktuelle Fassung wird an dieser Stelle veröffentlicht, grössere Änderungen, insbesondere solche, die Einwilligungen betreffen oder neue Verarbeitungszwecke einführen, werden in geeigneter Form kenntlich gemacht, eine fortgesetzte Nutzung der Website oder der Angebote nach Anpassungen erfolgt im Rahmen der aktualisierten Bestimmungen.