Zunächst werden die übermittelten Angaben zur Person, zur Alltagssituation und zu den beschriebenen Belastungen durchgesehen, fehlende Informationen werden bei Bedarf telefonisch oder per E-Mail nachgefragt, damit ein möglichst klares Bild entsteht und Dringlichkeit sowie passende Form der Unterstützung eingeschätzt werden können.

Anschliessend wird geprüft, ob ein telefonisches Erstgespräch, ein Termin im Büro oder ein Hausbesuch sinnvoll ist, dabei werden Erreichbarkeit, Mobilität und Wünsche berücksichtigt, bevor ein konkreter Terminvorschlag mit Angabe von Ort, Dauer und Teilnehmenden übermittelt wird.

Für das erste Gespräch empfiehlt sich, wichtige Unterlagen wie Arztberichte, Medikamentenlisten oder Schreiben von Behörden bereitzulegen und Fragen zu notieren, damit im Austausch nichts Wesentliches verloren geht und gemeinsam entschieden werden kann, welche nächsten Schritte im Alltag älterer Menschen sinnvoll erscheinen.

Falls bereits andere Dienste, etwa Hausärztinnen, Spitäler, Spitex-Dienste oder Beratungsstellen, beteiligt sind, wird gemeinsam geklärt, ob und in welcher Form eine Abstimmung sinnvoll ist, Informationen werden nur mit Einwilligung weitergegeben und Absprachen nachvollziehbar dokumentiert.